Джулия Моргенстерн - Тайн менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью Страница 28

Если вы относитесь к людям зрительно-осязательного типа и собираетесь использовать электронный планировщик, вы можете научиться этому, но имейте в виду, что вам могут потребоваться недели или даже месяцы, чтобы освоиться и чувствовать себя комфортно в работе с таким устройством или системой. Переходя от бумажной технологии планирования времени к электронной, лучше всего заранее побеспокоиться об адаптации программных средств электронного планировщика к вашим потребностям и предпочтениям. Задумайтесь о том, что именно вам нравится в вашем бумажном органайзере — как вы привыкли пользоваться им, какая форма представления информации вам удобна, — и затем посмотрите, можно ли настроить ваш электронный планировщик так, чтобы его работа соответствовала вашему стилю мышления. Если вы выбираете из нескольких моделей, изучите каждую из них поподробнее, чтобы убедиться, что выбранный вами планировщик можно приспособить к вашей манере организовывать информацию.

Размеры и удобство пользования.

Если вы много передвигаетесь, вы захотите выбрать самый маленький из существующих органайзеров. Если ваша работа не предполагает частых разъездов, ваш инструмент для планирования может занимать столько места, сколько вам необходимо.

Планировщики на основе взаимозаменяемых бумажных бланков имеют самые разные размеры, от карманных до формата А4 (21 х 29 см). Вы должны учитывать две вещи: размах вашего почерка и объем записей, которые вы обычно делаете.

Если у вас плотный график работы и вы должны параллельно отслеживать графики сотрудников, вам понадобится большой планировщик. Если вам требуется много места, но вы не хотите везде носить с собой слишком много бумаг, выберите планировщик с небольшим диаметром кольцевого механизма, и носите с собой только бланки на ближайший месяц. Выбирая программное обеспечение, проверьте свободное место на жестком диске своего компьютера и убедитесь, что его будет достаточно для запуска программы.

Электронные органайзеры должны быть компактными, и конкуренция между производителями заставляет их делать все более и более легкие и миниатюрные устройства. Однако существует разумный предел компактности. Если вы не можете читать информацию на дисплее без напряжения зрения, или если экран слишком мал, чтобы соответствовать объему вашей информации, или клавиши управления слишком малы, чтобы было удобно обращаться с ними, — вы не сможете получить удовольствие от работы с другими функциями вашего электронного органайзера, какими бы замечательными они ни были.

Формат календаря.

С каким бы планировщиком — бумажным или электронным — вы ни работали, вам нужно выяснить, какой формат календаря вы предпочитаете. Общеиспользуемые форматы планировщиков на основе бумажных бланков представляют собой размещаемые на одном листе бланки календарей на день, неделю и месяц. Наилучшим вариантом будет планировщик, сочетающий в себе бланки календарей на месяц и детализированные бланки планов на день или на неделю, в зависимости от загруженности вашего расписания.

Напротив, программное обеспечение для компьютеров почти всегда дает вам возможность обзора расписания в любых масштабах времени, поэтому вам не придется выбирать. Вам необходимо, однако, убедиться, что выбранная вами программа позволяет вводить в свое расписание частично совпадающие или перекрывающиеся во времени задачи. Например, если с двух до пяти часов дня вы выделили время на подготовку отчета, но хотите запланировать на три часа дня телефонный звонок, позволит ли вам программа ввести в ваше расписание напоминание об этом? Некоторые программы этого не позволяют, что может значительно ограничить удобство работы с ними.

Другая возможность, наличие которой в программе я советую вам проверить, состоит в том, что программа должна визуально выделять зарезервированный вами блок времени.

Например, когда вы запланировали деловую встречу в период с 2 до 5 часов дня, может ли программа четко выделить блок времени из трех часов цветом или пометить его рисунком? Или запланированная встреча появляется в расписании просто как запись напротив черты, соответствующей 2 часам дня?

Дополнительно к календарю и страницам для записи текущих задач все планировщики дают вам возможность регистрировать и отслеживать все, что угодно: текущие расходы, отработанные часы, купленные книги, планируемые проекты, адреса и номера телефонов, дни рождения, списки планируемых подарков и многое другое. Выберите планировщик, который позволит вам записывать все, что вы хотите записывать.

Такой формат календаря на целую неделю удобен в тех случаях, когда ежедневный список ваших дел включает от одной до четырех задач.

Формат планировщика, в котором на каждый день отводится одна страница календаря, удобен тогда, когда ежедневный список ваших дел включает в себя до двенадцати задач

Такой формат планировщика (две страницы на день) является оптимальным, когда ежедневный список ваших дел включает более двенадцати задач. И кроме того, если вы хотите записывать в него дополнительную информацию, например текущие расходы, список задач для сотрудников и т. д.

Формат «две страницы на один день» позволяет наглядно группировать задачи по типам

Если вы хотите сделать свой список дел более гибким, записывайте свои задачи на небольших стикерах (Post-It), сгруппируйте их по типам задач и затем размещайте на бланках своего планировщика в удобном для вас порядке

Это расписание составлено и распечатано с помощью электронного планировщика PalmPilot. Его программные средства позволили мне ввести в расписание повторяющуюся задачу «Работа над книгой с 8 до 12 часов» одним нажатием клавиши

Распечатка списка задач из электронного планировщика Palm Pilot. Обратите внимание, что задачи рассортированы и сгруппированы в соответствии с категориями и приоритетами. Указаны сроки выполнения задач, записи следуют в календарном порядке

Составляя расписание с помощью электронного планировщика Palm Pilot, вы можете объединить список задач со списком встреч и контактов. Единственный недостаток — незавершенные дела нельзя автоматически переносить на следующие дни

Для бумажных планировщиков выбор марки определяется в основном эстетическими соображениями. Зайдите в канцелярский магазин, известный широким ассортиментом товаров для офиса, и подержите в руках приглянувшиеся вам органайзеры. Нравится ли вам внешний вид модели, приятна ли на ощупь обложка планировщика? Выбирайте такую модель, которая представляет графики и планы в том формате времени, который вам удобен и соответствует вашему стилю работы. Некоторые модели больше подходят тем, кто обладает «линейным» мышлением и мыслит в соответствии с хронологическим порядком событий; другие модели лучше использовать людям с «нелинейным» образом мышления, которым нравится группировать информацию и заметки на страницах по различным категориям. Если вы сомневаетесь, опирайтесь на интуицию и возьмите ту модель, на которую пал ваш первый инстинктивный выбор.